Pošta ve virtuálním sídle: Plaťte jen za služby, které potřebujete

Pokud máte virtuální sídlo, jsou jen dvě služby, které skutečně potřebujete:

Nic víc.

Přesto uživatelé virtuálních sídel často platí za zbytečné „benefity“ navíc:

Z vlastní zkušenosti víme, že „obyčejná“ doporučená pošta našim klientům téměř nechodí. Většinou dostávají zásilky od úřadů, zdravotních pojišťoven, soudů, apod, které jsou téměř vždy určené „výhradně do vlastních rukou adresáta“.

Mezi doporučenou zásilkou a zásilkou do vlastních rukou je ale jeden zásadní rozdíl. Doporučenou poštu může převzít každý, zásilku do vlastních rukou jen adresát. Nikdo jiný se k ní nedostane, ani s generální plnou mocí, ani s průkazem zmocněnce. U převzatých doporučených zásilek navíc hrozí tzv. fikce doručení. Někdy s převzetím dopisu začíná běžet lhůta, například pro odvolání proti přestupku. Vy se ale můžete k dopisu dostat až po jejím uplynutí – třeba po návratu z dovolené či pracovní cesty.

Myslíme na bezpečí našich klientů a proto doporučenou poštu nikdy nepřebíráme. Všem klientům, kterým takový dopis dorazí, zašleme naskenovanou výzvu k vyzvednutí zásilky na poště. A pokud je klient z jiného města, může si nechat jednoduše zásilku přeposlat na kteroukoliv poštu v ČR — viz Změna doručení online.

Udělali jsme si průzkum mezi desítkami našich klientů, jestli chtějí svou poštu pravidelně fyzicky přeposílat. Jejich odpověď byla totožná — ne, naskenovaná stačí. Přestože tuto možnost klienti mají, téměř nikdo ji nevyužívá. A proč platit za něco, co nevyužíváte?

Naskenovanou poštu máte na rozdíl od té klasické vždy při sobě a její dohledání je obvykle snadnější než u papírové varianty. Nemusíte tak navíc skladovat stohy papíru a řešit jejich pečlivé uchování.

Skenování je samozřejmost, ale musí se dělat pořádně. Častou praxí na trhu je bohužel situace, kdy klient dostane e-mailem pouze oskenované přední strany obálek. A ty jsou k ničemu, protože si pak pro poštu stejně musíte dojet.

V Ofigo skenujeme veškerý obsah zásilek. Faktury přepošlete účetnímu, rozhodnutí o registraci si schováte. Vše tak máte pohodlně v e-mailu.

Jak ale ze zkušeností dobře víme, ne vždy musí jít jen o ten „neškodný spam“.

Dnes už jsou lidé proti různým podvodným emailům a dopisům často imunní. Na druhou stranu metody, jak z podnikatelů vylákat peníze, jsou také propracovanější. Často se opakuje jedno schéma — někdo pošle žádost o aktualizaci údajů o firmě nebo nabídku na zápis do katalogu. Na první pohled se jedná o nevinné požadavky či výhodně se tvářící služby, pokud však zareagujete, zapláčete nad výdělkem. Více o těchto falešných rejstřících píšeme v samostatném článku.

Právě kvůli šířícím se podvodům jsme pro klienty v Ofigo automaticky zavedli už zmíněnou antispamovou ochranu příchozích zásilek. Každý týden vytřídíme stovky spamových zásilek (na následující fotografii jsou příchozí spamy za jeden jediný den).

Nastat může i opačná situace. U některých poskytovatelů totiž o přebírání pošty nepadne ani slovo. O nějakém skenování si můžete nechat leda zdát. To se může hodit podvodníkům, kteří chtějí firmu napsat na bílého koně a dál se nestarat. Každý solidní podnikatel by si ale měl dát pozor, protože pokud nemáte datovou schránku, o důležité zásilce od finančního úřadu se jinak nedozvíte. Špatný zřizovatel virtuálního sídla vám ji nepřevezme ani nepošle. A pokud schránku přesto máte, můžete být překvapeni např. dopisem z banky, od ČSSZ, zdravotní pojišťovny či od vašeho mobilního operátora, kteří často posílají informace coby běžný dopis.

Než se proto rozhodnete pro některého zřizovatele a jeho virtuální sídlo, pečlivě si služby porovnejte. A nebojte se ptát. Jinak se vám podnikání v novém virtuálním sídle prodraží a může vás v nejhorším případě přivést i do problémů.

U nás v Ofigo můžete mít své sídlo za skvělou cenu a se službami, které skutečně potřebujete – stačí se nám ozvat.