Prestižní sídlo v Praze, Brně a v Ostravě

Co je to (virtuální) sídlo?

Pokud začínáte podnikat a stává se z vás právnická osoba, musíte mít dle živnostenského zákona stanovené sídlo podnikání. Bez toho nemůže právnická osoba vůbec vzniknout a existovat. Princip je stejný, jako u fyzických osob, které mají jasně dané trvalé místo pobytu. A díky novelizaci občanského zákoníku z roku 2009 může být i virtuální.

Jedná se o adresu, místo, kde sídlí podnikatelský subjekt (s.r.o., a.s., z.s., aj.). Při založení společnosti se zapisuje do společenské smlouvy a při vzniku se uvádí také do obchodního rejstříku. V rámci práva se označuje jako adresa, na které se právnická osoba skutečně nachází. U fyzických osob se pak uvádí spíše jako „místo podnikání“.

Hlavní podmínky:

• Sídlo společnosti musí být určeno adresou
• Vznik firmy bez sídla je vyloučený
• Každá právnická osoba může mít pouze jedno
• Jako subjekt jste povinni prokázat vlastnické nebo užívací či jiné obdobné právo k objektu nebo prostorám, ve kterých máte své sídlo

Podrobné informace o sídle firmy najdete v občanském zákoníku.

Virtuální sídlo společnosti

Z pohledu zákona se neliší od toho fyzického, pro řadu podnikatelů má ale zásadní výhodu. Nemusíte za něj platit vysoký nájem a přesto vám nabízí všechny potřebné služby. O chod sídla se stará jeho poskytovatel, který za vás vyřeší náležitosti dané zákonem a současně nabízí i další benefity, jako je např. přebírání a skenování pošty.

Výhody virtuálních sídel:

• úspora času i financí oproti pronájmu fyzické kanceláře
• přebírání a skenování pošty poskytovatelem
• založení vyřídíte kompletně online
• nemusíte obcházet úřady a zabývat se administrativou
• kvalitní poskytovatelé vám rovnou pomohou i se založením firmy

Ne každý podnikatel potřebuje pro svůj byznys fyzickou kancelář (např. programátoři, účetní, majitelé e-shopů apod.) a právě proto virtuální sídla vznikla. Nejde přitom o žádnou novinku nebo výstřelek posledních let. První podobné kanceláře otevřely své „dveře“ už během 60. let minulého století v Americe.

I dnes narazíte na zprávy, že virtuální sídla vyhledávají hlavně podvodníci a pochybní podnikatelé, kteří se chtějí skrýt před zrakem úřadů. Výjimečně se to samozřejmě stát může, ale v naprosté většině případů to neplatí. Je to pouze jeden z mýtů, které kolují. O těch nejběžnějších se dočtete v našem článku.

Historie virtuálních kanceláří

Termín virtuální kancelář se v šedesátých letech minulého století ještě nepoužíval, už tehdy ale advokát Paul Fegen pronajímal své prostory kolegům z branže a dalším profesionálům, kteří neměli vlastní kancelář. Nabízel přitom podobné služby, jaké klienti využívají i dnes — recepci, přebírání pošty nebo vyřizování hovorů, knihovnu i pronájem zasedací místnosti.

• Pojem „virtuální sídlo“ použil poprvé John Markoff v roce 1982 ve svém článku pro Info World Magazine.

U počátku virtuálních sídel, jaké známe dnes, stál technologický pokrok. Jakmile faxy přestaly být drahou záležitostí velkých korporací, dokumenty mohly cestovat podstatně rychleji a levněji do celého světa. Navázaly počítače, rozvoj internetu a ruku v ruce e-maily. Skenování pomohlo zmenšit dokumenty na malá data a pak přišly mobily. Technologie nám zkrátka umožnily odpoutat se v mnoha případech od pevného místa podnikání.

Náklady, které by jinak padly na pronájem zbytečných a drahých kanceláří, tak od té doby celá řada podnikatelů může využít přímo k rozvoji svého byznysu

Jak si virtuální sídlo založit?

Obvykle stačí zvolit důvěryhodného poskytovatele, který za vás vyřídí nezbytné kroky k přepsání nebo vytvoření vašeho nového sídla.

U nás v Ofigo můžete mít své nové virtuální sídlo ihned. Začít můžete vyplněním kontaktních údajů do úvodního formuláře. Nabízíme lukrativní adresy v centru Prahy 1, Prahy 10, Brna a také Ostravy.

Důvody pro jeho zřízení. Komu se vyplatí?

Mnoho podnikatelů nemá zaměstnance, nepotřebuje sklad a ani kancelář nebo stálou zasedačku pro jednání s klienty. Pracují v IT, jsou lektoři, provozují e-shop, nebo se naopak pohybují v terénu jako obchodníci nebo dopravci. Sídlo firmy je pro tyto podnikatele pouze povinnost vyplývající ze zákona. A právě pro ně má virtuální varianta smysl hned z několika důvodů:

minimální náklady — pokud víte, že vlastní fyzickou kancelář nevyužijete a byla by pro vás jen přítěží, za virtuální sídlo dáte pouze malý zlomek částky, na jakou by vás vyšla kancelář
prestižní adresa — umístění v centru Prahy, Brna nebo Ostravy udělá zejména na velké klienty podstatně lepší dojem, než kontakty vedoucí na méně známou či dokonce neatraktivní adresu
úspora času — nejenže můžete pustit z hlavy hodiny strávené hledáním vhodné kanceláře, ale zároveň ušetříte čas docházením na poštu nebo skenováním zásilek, dobrý poskytovatel virtuálního sídla to za vás spolehlivě vyřeší

Krásně shrnul jeden z uvedených bodů náš diskutující: „Virtuálne sídlo je super vec, veď predsa keď chcete vyzerať ako seriózná firma, tak nemôžete mať adresu v nejakej zapadnutej dedine, o ktorej nikdy nikto nepočul."

Je to legální? Co říká zákon

Do roku 2009 se zákon stavěl k virtuálním sídlům skepticky a sídlo firmy mohlo být pouze na adrese, kde společnost skutečně podnikala — tzn. na místě, kde vás mohli úředníci nebo klienti skutečně fyzicky potkat. Díky důležité novelizaci občanského zákoníku ale došlo ke zrušení §19 c) odst. 2 – a zákon v České republice posvětil legálnost virtuálních sídel coby varianty pro umístění sídla firmy.

A nejde samozřejmě jen o Česko. Legální jsou tato sídla také v zahraničí, ať už jde o Velkou Británii, Německo nebo USA.

Náležitosti podle zákona:

• Dle § 31 odst. 2 živnostenského zákona je podnikatel povinen viditelně označit obchodní firmou, popřípadě názvem, nebo jménem a příjmením a identifikačním číslem objekt, v němž má sídlo.
• Podnikatel je povinen na žádost živnostenského úřadu prokázat právní důvod pro užívání prostor, v nichž má na území České republiky sídlo a zahraniční osoba organizační složku závodu.
• Podnikatel nemusí prokazovat právní důvod pro užívání prostor, v nichž má v České republice umístěno sídlo, má-li sídlo totožné se svým bydlištěm (§ 5 odst. 2), s výjimkou případů, že bydliště je na adrese sídla ohlašovny, zvláštní matriky nebo na adrese sídla správního orgánu, který úředně zrušil údaj o místu hlášeného pobytu na území České republiky.
• Změnu sídla společnosti je nutné oznámit do 15 dnů na příslušném živnostenském a finančním úřadě. Změnu doložíte novým výpisem z obchodního rejstříku nebo novým živnostenským oprávněním. V případě, že má společnost zaměstnance, je důležité do 8 dnů nahlásit změnu také u OSSZ a příslušných zdravotních pojišťoven.

Proč si nezaložit sídlo ve vlastním bytě?

Pokud máte byt ve svém vlastnictví, pak samozřejmě můžete. Ne vždy je to ale tak snadné a hlavně možné:

• Získání souhlasu. K umístění sídla na jakékoliv adrese je vždy nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud tedy chcete umístit sídlo v bytě, který je např. družstevní, musíte získat podpis představenstva družstva, případně jiného orgánu dle typu vlastnictví.
• Podnikání pro studenty. To samé platí, pokud jste např. student a bydlíte v bytě rodičů, kteří mohou mít právem obavy a souhlas k umístění sídla doma vám nedají.
• Prestižní adresa. Případně si jej sami nechcete umístit do vlastního bytu. Mnoho podnikatelů i klientů preferuje lukrativní adresu a kancelářskou budovou, která působí reprezentativně, což nelze doma vždy zajistit. Protože současně musíte sídlo firmy označit štítkem u vstupu do budovy, může být v bytovém domě na vaší soukromé adrese takový prvek rušivý. Ať už pro vás nebo vaše sousedy.
• Riziko exekuce. Nikomu to nepřejeme, ale stát se to může a exekutoři na místě bohužel nezkoumají, komu patří majetek na adrese sídla a jestli jde o majetek osobní, nebo firemní. Cílem exekuce se tak mohou stát i osobní věci osob žijících ve společné domácnosti.

Jak se liší sídlo od místa podnikání a provozovny?

Tyto pojmy se někdy v nevědomosti zaměňují, jejich význam a funkce jsou ale jiné:

• Sídlo firmy je adresa, místo, kde ve skutečnosti sídlí podnikatelský subjekt – právnická osoba (s.r.o., a.s., z.s., aj.). Obvykle je zapsáno ve veřejném rejstříku, nejčastěji v rejstříku obchodním. Každá právnická osoba jej musí mít, bez toho nemůže vůbec existovat. Virtuální sídlo pak slouží jako efektivní a výhodná alternativa pro podnikatele, kteří nevyužijí fyzickou kancelář.
• Místo podnikání je obdobou sídla firmy, jeho volba ovšem není pevně stanovena ani Živnostenským zákonem, ani Obchodním zákoníkem. Obecně platí, že místo podnikání musí být místem, odkud podnikatel skutečně řídí svou podnikatelskou činnost, tedy adresa, na níž uzavírá obchodní smlouvy, kam mu chodí firemní korespondence, odkud fakturuje a provádí další podnikatelské úkony. U menších podnikatelů bývá místo podnikání zapsáno v místě trvalého pobytu nebo lépe na adrese provozovny.
• Provozovna je prostor, v němž se vykonává určitá podnikatelská činnost. Může jí být například dílna, prodejna, ordinace, kancelář, ale taky mobilní stánek nebo automat. Zjednodušeně řečeno jde o místo, kde se podnikatel setkává s klienty. Počet provozoven na jednoho podnikatele není nikterak omezen, zatímco sídlo smí být jen jedno. Ke každé provozovně musí mít podnikatel užívací nebo vlastnické právo nebo je-li v pronajatém prostoru, musí s ní souhlasit vlastník prostoru. Provozovna se označuje identifikačním číslem osoby (jestliže je přiděleno) a obchodním jménem, pokud se jedná o obchod, musí být vyznačena také za provoz zodpovědná osoba a otevírací doba.

Nástrahy virtuálních sídel. Na co si dát pozor?

Ne každý poskytovatel virtuálních sídel je seriózní a stává se, že vás budou chtít natáhnout na ceně pronájmu nebo služeb, které ale vůbec nepotřebujete.

Mezi nejčastější triky poskytovatelů patří

• Podezřele nízká cena. Na první pohled vypadá dobře, než ale zjistíte, že je navázaná na další nevýhodné podmínky, např. dobu dlouhého pronájmu na několik let, ke které se musíte uvázat.
• Osekané služby. Cena samotného sídla může být výhodná, ale pak zjistíte, že si musíte připlatit za každou jednotlivou službu včetně nezbytného přebírání pošty. Provozovatel např. malým písmem uvede: „ …klient je povinen zřídit si dosílku u České pošty“. A víte, kolik taková dosílka stojí? 200 Kč měsíčně. Měsíční poplatek za sídlo se tak najednou klidně zdvojnásobí.
• Příplatky za nechtěné benefity. Někdy vás může poskytovatel sídla oslnit širokou nabídkou služeb za vyšší cenu. Je to lákavé do chvíle než si uvědomíte, že většinu z nich v podstatě nepotřebujete a zbytečně přeplácíte - vybírání datové schránky, vyřizování telefonických vzkazů, luxusní recepce apod. Pokud máte virtuální kancelář, jsou jen dvě služby, které skutečně potřebujete Označení firmy štítkem na budově sídla a přebírání, resp. skenování doručení pošty. Nic víc.

Dejte si při výběru poskytovatele virtuálního sídla pozor a volte pečlivě. Dobrými ukazateli jsou dlouhá historie společnosti, kvalitní reference od skutečných klientů a jasně nastavené cenové podmínky bez skrytých poplatků. Přesně na to se můžete spolehnout i v Ofigo.

Jak změnit sídlo společnosti?

Ke změně sídla společnosti můžete přistoupit dvěma způsoby. Ten první je jednoduchý a stačí, když vyplníte úvodní formulář a ověříte 1 podpis na poště — o zbytek se postaráme my v Ofigo.

Druhá varianta je delší, takže musíte oběhnout úřady a vyřídit veškerou nezbytnou administrativu sami.

Je třeba podat návrh na zápis změny v obchodním rejstříku

• Po rozhodnutí příslušného orgánu o změně sídla společnosti, např. na virtuální, je podnikatel povinen podat bez zbytečného odkladu návrh na zápis změny této zapisované skutečnosti do obchodního rejstříku. Návrh se podává příslušnému rejstříkovému soudu. Tento návrh musí obsahovat plnou adresu nového sídla a několik nezbytných příloh:
  • doklad o provedení příslušného právního úkonu (rozhodnutí společníků, zápis z valné hromady, rozhodnutí statutárního orgánu) v náležité formě a ve dvojím vyhotovení, dochází-li ke změně zakladatelského dokumentu,
  • v případě změny zakladatelského dokumentu či stanov dvojí vyhotovení úplného platného znění tohoto dokumentu,
  • dokument prokazující právní důvod užívání místností, do nichž společnost umístila své sídlo. Výpis z katastru nemovitostí (pokud jste jejím vlastníkem), případně nájemní smlouvu a výpis z katastru nemovitostí, z kterého vyplývá vlastnické právo pronajímatele, pokud si nemovitost pronajímáte.

Nezapomeňte o změně informovat úřady

• Do 15 dnů od změny sídla společnosti musíte vyplnit změnový list s uvedením nové adresy sídla a podat jej na příslušný živnostenský úřad.
• Stejná lhůta platí pro nahlášení změny u finančního úřadu. Změna se dokládá usnesením z obchodního rejstříku s údajem o nabytí právní moci nebo novým živnostenským oprávněním.
• Pokud má vaše společnost zaměstnance, musíte do 8 dnů od změny sídla společnosti nahlásit novou adresu také na příslušných úřadech sociální pojišťovny a jednotlivých zdravotních pojišťovnách